Почему кастомная CRM лучше готовых решений: Полное сравнение 2024

Вы в восторге. Вы только что зарегистрировались в Salesforce (или HubSpot, или Zoho, или любой другой популярной CRM). Вы слышали отличные отзывы. Все её используют. Она должна идеально подойти и вашему бизнесу, верно?

Три месяца спустя вы разочарованы. Ваша команда использует её неправильно. Вы платите за функции, которые не нужны. Функции, которые ВАМ нужны, требуют дорогих дополнений. И хуже всего — вам пришлось изменить то, как работает ваш бизнес, чтобы подстроиться под софт.

Звучит знакомо?

Обещание готовых CRM vs. Реальность

Обещание: "Наша CRM работает для любого бизнеса! Тысячи компаний используют её! В ней есть всё, что вам нужно!"

Реальность: Готовые CRM созданы для "среднего" бизнеса. Но ваш бизнес не средний. У него уникальные процессы, специфические потребности и особые рабочие процессы, которые не вписываются в универсальное решение.

Реальные проблемы готовых CRM

1. Избыток функций

Готовые CRM пытаются обслуживать всех, поэтому включают сотни функций. Большинство бизнесов используют может быть 20% из них.

Результат:

• Перегруженный интерфейс
• Крутая кривая обучения
• Путаница в команде
• Потеря времени на навигацию по ненужным функциям

Реальный пример: Отель, использующий Salesforce, рассказал нам, что использует только 15% функций, но должен был обучить персонал всей системе, потому что нужные функции были спрятаны в меню.

2. Отсутствие критических функций

Парадоксально, но хотя готовые CRM имеют слишком много функций, им часто не хватает конкретных, которые нужны именно вам.

Частые пробелы:

• Отраслевые рабочие процессы
• Кастомная отчетность, которая вам действительно нужна
• Интеграции с вашими конкретными инструментами
• Уникальные поля данных для вашего бизнеса

Обходной путь: Платить за дорогие дополнения, использовать сложные кастомные поля или просто смириться, что CRM не делает то, что нужно.

3. Дорого и становится дороже

Готовые CRM берут плату за пользователя, в месяц, навсегда.

Типичные затраты:

• Salesforce: 1,500-18,000₽+ за пользователя/месяц
• HubSpot: 2,700-72,000₽+ за пользователя/месяц
• Zoho: 840-3,120₽+ за пользователя/месяц

Для команды из 5 человек:

• Год 1: 180,000-1,080,000₽
• Год 5: 900,000-5,400,000₽
• Год 10: 1,800,000-10,800,000₽

Плюс затраты на:

• Дополнения и интеграции
• Обучение
• Консультантов для настройки
• Постоянную поддержку

4. Привязка к поставщику

Как только вы внутри, трудно выйти. Ваши данные в их формате. Ваша команда обучена их системе. Ваши процессы построены вокруг их рабочего процесса.

Переход означает:

• Миграцию всех данных
• Переобучение команды
• Перестройку процессов
• Потенциальную потерю данных

Поэтому вы остаетесь, даже когда недовольны, потому что переход кажется слишком болезненным.

5. Вынужденные изменения процессов

Самая большая проблема: готовые CRM заставляют вас изменить то, как работает ваш бизнес, чтобы подстроиться под их систему.

Пример: Процесс продаж клининговой компании:

1. Приходит лид
2. Менеджер выезжает на объект
3. Менеджер создает кастомное предложение на основе площади, нужных услуг, частоты
4. Следующие действия зависят от стоимости предложения и источника лида
5. Если принято, работа назначается конкретным уборщикам на основе локации и доступности

Готовые CRM не обрабатывают этот процесс. Поэтому компания либо:

• Меняет процесс (хуже обслуживание)
• Использует сложные обходные пути (тратит время)
• Платит за дорогую кастомизацию (стоит дороже)

Преимущества кастомной CRM

Кастомная CRM создается вокруг ВАШЕГО бизнеса, а не наоборот.

1. Только то, что нужно

Никакого избытка функций. Никаких перегруженных меню. Только те функции, которые нужны вашему бизнесу.

Преимущества:

• Чистый, простой интерфейс
• Команда осваивает за часы, а не недели
• Нет потери времени на ненужные функции
• Быстрее ежедневные операции

Пример: Мы создали CRM для отеля, которому нужно было:

• Отслеживание запросов гостей
• Автоматические следующие действия
• Интеграция с их PMS
• Кастомная отчетность по источникам бронирований
• Интеграция с WhatsApp

Вот и всё. Никаких воронок продаж, никакой маркетинговой автоматизации, никаких функций, которые они не используют. Только то, что нужно, работающее идеально.

2. Идеальное соответствие вашему процессу

Кастомные CRM соответствуют вашим точным процессам.

Ваш рабочий процесс становится софтом, а не наоборот.

Пример: Процесс бронирования спа:

• Клиент интересуется конкретной процедурой
• Система проверяет доступность и экспертизу терапевта
• Предлагает доступные слоты
• Бронирует встречу
• Отправляет подтверждение с инструкциями по подготовке
• Отправляет напоминание за 24 часа
• Отправляет следующее действие после процедуры с предложением повторного бронирования

Готовая CRM не может обработать этот специфический процесс. Кастомная CRM может — потому что она создана именно для этого.

3. Настоящее владение

Вы владеете кодом. Вы владеете данными. Вы владеете системой.

Преимущества:

• Никаких ежемесячных платежей навсегда
• Никакой привязки к поставщику
• Полный контроль над данными
• Можете модифицировать в любое время
• Можете хостить где угодно

Сравнение затрат (5 пользователей, 5 лет):

Готовая CRM (HubSpot Professional):

• Ежемесячно: 27,000₽
• Год 1: 324,000₽
• Год 5: 1,620,000₽
• Плюс дополнения, обучение, консультанты

Кастомная CRM:

• Разработка: 480,000-900,000₽
• Хостинг: ~3,000₽/месяц = 180,000₽ за 5 лет
• Итого за 5 лет: 660,000-1,080,000₽

Экономия: 540,000-960,000₽ за 5 лет

Плюс вы владеете ею навсегда. Никаких постоянных платежей.

4. Растет с вашим бизнесом

По мере развития бизнеса ваша CRM тоже может развиваться.

Нужна новая функция? Добавьте её. Новая интеграция? Постройте её. Другой процесс? Измените его.

Пример: Отель начал с базового отслеживания лидов. По мере роста мы добавили:

• Управление несколькими объектами
• Аналитику выручки
• Отслеживание производительности персонала
• Автоматические предложения цен

Всё без смены систем или оплаты дорогих обновлений.

5. Лучшие интеграции

Кастомные CRM идеально интегрируются с вашими конкретными инструментами.

Готовые CRM: Ограничены предварительно созданными интеграциями или дорогой кастомной разработкой

Кастомные CRM: Созданы для интеграции именно с теми системами, которые вы используете

Пример: Сети ресторанов нужна была интеграция CRM с:

• Их кастомной POS системой
• Их проприетарным софтом управления запасами
• Их системой бухгалтерии
• WhatsApp Business API
• Их сайтом

Готовые CRM не могли интегрироваться с их кастомными системами. Кастомная CRM могла — потому что мы создали её специально для их стека.

Когда кастом имеет смысл

Кастомная CRM идеальна, когда:

1. У вас отраслевые потребности Отели, рестораны, спа, клининговые услуги — у каждого уникальные процессы, которые готовые CRM плохо обрабатывают.

2. Ваш процесс — ваше конкурентное преимущество Если то, как вы управляете клиентами, — часть того, что делает вас особенными, не заставляйте это вписываться в готовую систему.

3. Вам нужны специфические интеграции Если вы используете специализированный софт, с которым готовые CRM не интегрируются.

4. Вы устали от ежемесячных платежей Если вы тратите тысячи ежегодно на подписки CRM.

5. Вы хотите полный контроль Если вы хотите полностью владеть своей системой и данными.

6. Вы растете Если вы знаете, что вам нужно будет добавлять функции и не хотите платить за дорогие обновления.

Когда готовая может подойти

Готовые CRM могут работать, если:

• Вы очень маленький бизнес (1-2 человека)
• Ваш процесс чрезвычайно стандартный
• Вы готовы изменить процесс под софт
• Вас устраивают постоянные ежемесячные платежи
• Вам нужно что-то немедленно и вы не можете ждать кастомной разработки

Реальные истории успеха

Сеть отелей (3 объекта)

• До: Salesforce - 48,000₽/месяц, использовали 20% функций, не хватало ключевых отельных функций
• После: Кастомная CRM - 720,000₽ единоразово, идеальное соответствие, все нужные функции
• Результат: Сэкономили 576,000₽ в год 1, 576,000₽ каждый год после. Лучшая функциональность.

Клининговая компания

• До: HubSpot - 27,000₽/месяц, сложные обходные пути для их процесса
• После: Кастомная CRM - 480,000₽ единоразово, точное соответствие процессу
• Результат: Сэкономили 324,000₽ в год 1. Принятие командой выросло с 40% до 100%, потому что система действительно соответствует их работе.

Спа и велнес-центр

• До: Zoho - 12,000₽/месяц, не мог обработать сложность их бронирований
• После: Кастомная CRM с системой бронирования - 900,000₽ единоразово
• Результат: Сэкономили 144,000₽ в год 1. Увеличили бронирования на 30%, потому что система действительно поддерживает их процесс.

Процесс разработки

1. Исследование (1-2 недели) Мы изучаем ваш бизнес, процессы и потребности.

2. Дизайн (1-2 недели) Мы создаем детальные макеты, показывающие точно, как это будет работать.

3. Разработка (4-8 недель) Мы создаем в 2-недельных спринтах. Вы регулярно видите прогресс.

4. Тестирование (1-2 недели) Мы тщательно тестируем всё.

5. Обучение и запуск (1 неделя) Мы обучаем вашу команду и запускаем систему.

6. Поддержка (Постоянная) Мы предоставляем поддержку и можем добавлять функции в любое время.

Разбивка затрат

Типичные затраты на кастомную CRM:

• Простая CRM (отслеживание лидов, базовая автоматизация): 300,000-480,000₽
• Стандартная CRM (полные функции, интеграции): 480,000-900,000₽
• Сложная CRM (несколько модулей, продвинутые функции): 900,000-1,800,000₽

Постоянные затраты:

• Хостинг: 1,800-6,000₽/месяц
• Поддержка: Опционально, обычно 6,000-18,000₽/месяц при необходимости
• Новые функции: По мере необходимости, обычно 60,000-300,000₽ за крупную функцию

Часто задаваемые вопросы

В: Сколько времени занимает создание? О: Обычно 6-12 недель от старта до запуска.

В: Что если мне нужны изменения позже? О: Мы можем добавлять функции или вносить изменения в любое время. Вы не привязаны.

В: Что если вы закроетесь? О: Вы владеете кодом. Вы можете нанять любого разработчика для поддержки.

В: Может ли она интегрироваться с [конкретной системой]? О: Если у системы есть API или она может экспортировать данные, да.

В: Это безопасно? О: Да. Мы используем стандартные отраслевые практики безопасности, шифрование и безопасный хостинг.

В: Могу ли я попробовать перед тем, как обязаться? О: Мы создаем детальные макеты и прототипы, чтобы вы видели точно, что получаете, до начала разработки.

Принятие решения

Выбирайте готовую CRM, если:

• Вам нужно что-то немедленно
• Ваш процесс очень стандартный
• Вас устраивают постоянные ежемесячные платежи
• Вы готовы адаптировать процесс под софт

Выбирайте кастомную CRM, если:

• У вас специфические отраслевые потребности
• Ваш процесс уникален или сложен
• Вы хотите устранить ежемесячные платежи
• Вам нужны специфические интеграции
• Вы хотите полный контроль и владение
• Вы думаете долгосрочно (3+ года)

Итог

Готовые CRM созданы для всех, что означает, что они идеальны ни для кого.

Если у вашего бизнеса есть уникальные потребности (а у большинства они есть), кастомная CRM:

• Подойдет под ваш точный процесс
• Сэкономит деньги долгосрочно
• Даст вам полный контроль
• Будет расти с вашим бизнесом
• Устранит разочарование

Вопрос не "Могу ли я позволить себе кастомную CRM?" А "Могу ли я позволить себе продолжать платить за готовое решение, которое не подходит моему бизнесу?"

Мы создали кастомные CRM для десятков бизнесов. Каждый сказал нам, что жалеет, что не сделал это раньше.

Готовы перестать заставлять ваш бизнес вписываться в чужую систему? Давайте поговорим о создании CRM, которая действительно соответствует тому, как вы работаете.