Dlaczego niestandardowy CRM jest lepszy niż gotowe rozwiązania: Pełne porównanie 2024

Znasz to uczucie?

Rejestrujesz się w Salesforce/HubSpot/Pipedrive. Spędzasz tygodnie na konfiguracji. Płacisz za szkolenie zespołu. A potem zdajesz sobie sprawę:

"To nie pasuje do tego, jak działa nasza firma."

Teraz masz wybór:

1. Zmienić swoje procesy biznesowe, aby dopasować się do oprogramowania
2. Zapłacić za drogie dodatki i integracje
3. Żyć z frustracją i nieefektywnością
4. Zbudować niestandardowy CRM, który idealnie pasuje

Ten artykuł pokaże Ci, dlaczego opcja 4 często jest najlepsza — z prawdziwymi liczbami, przykładami i obliczeniami ROI.

Problem z gotowymi CRM

Są zbudowane dla "przeciętnej" firmy

Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho — wszystkie są zbudowane dla "przeciętnej" firmy.

Ale Twoja firma nie jest przeciętna. Ma:

• Unikalne procesy sprzedaży
• Specyficzne wymagania branżowe
• Szczególne przepływy pracy
• Niestandardowe pola danych
• Specyficzne integracje

Rezultat: Próbujesz wpasować kwadratowy kołek w okrągły otwór.

Częste frustracje z gotowymi CRM

1. Za dużo funkcji, których nie potrzebujesz

Salesforce ma tysiące funkcji. Używasz może 10%.

Rezultat:

• Skomplikowany interfejs
• Długie szkolenie zespołu
• Płacisz za funkcje, których nie używasz

2. Brak funkcji, których potrzebujesz

Potrzebujesz specyficznego przepływu pracy dla Twojej branży? Niestandardowego pola? Specyficznej integracji?

Rezultat:

• Musisz kupić drogie dodatki
• Musisz zatrudnić konsultanta do konfiguracji
• Lub żyjesz bez tej funkcji

3. Drogie miesięczne opłaty, które ciągle rosną

Salesforce:

• Essentials: 100 PLN/użytkownik/miesiąc
• Professional: 300 PLN/użytkownik/miesiąc
• Enterprise: 600 PLN/użytkownik/miesiąc
• Unlimited: 1,200 PLN/użytkownik/miesiąc

Dla zespołu 5 osób:

• Professional: 18,000 PLN/rok
• Enterprise: 36,000 PLN/rok
• Za 5 lat: 90,000-180,000 PLN

I to bez dodatków, integracji, konsultantów.

4. Uzależnienie od dostawcy (vendor lock-in)

Wszystkie Twoje dane są w ich systemie. Wszystkie Twoje procesy są zbudowane wokół ich oprogramowania.

Rezultat:

• Trudno zmienić dostawcę
• Musisz akceptować podwyżki cen
• Musisz akceptować zmiany w funkcjach

5. Zmuszony do zmiany procesów

Zamiast oprogramowania dostosowanego do Twojej firmy, musisz dostosować firmę do oprogramowania.

Rezultat:

• Nieefektywne przepływy pracy
• Frustracja zespołu
• Utracona produktywność

Prawdziwy przykład: Agencja nieruchomości

Sytuacja:

• 8-osobowy zespół sprzedaży
• Specyficzny proces: lead → oględziny → oferta → negocjacje → umowa
• Potrzebują śledzić: preferencje klienta, budżet, lokalizacje, historię oględzin

Próbowali HubSpot:

• Koszt: 2,000 PLN/miesiąc dla 8 użytkowników
• Problemy:
  • Nie mogli śledzić oględzin w sposób, jakiego potrzebowali
  • Nie mogli łączyć wielu nieruchomości z jednym leadem
  • Nie mogli generować ofert w formacie, jakiego potrzebowali
  • Musieli używać arkuszy kalkulacyjnych jako obejścia

Rezultat:

• Płacili 24,000 PLN/rok
• Nadal używali arkuszy kalkulacyjnych
• Zespół był sfrustrowany
• Procesy były nieefektywne

Zalety niestandardowego CRM

1. Tylko to, czego potrzebujesz

Żadnych zbędnych funkcji. Żadnego balastu. Tylko dokładnie to, czego potrzebuje Twoja firma.

Rezultat:

• Prosty, czysty interfejs
• Szybkie szkolenie (godziny, nie tygodnie)
• Zespół faktycznie go używa

2. Idealne dopasowanie do Twojego przepływu pracy

Zbudowany wokół TWOJEGO procesu sprzedaży, TWOICH danych, TWOICH potrzeb.

Rezultat:

• Zwiększona produktywność
• Mniej kliknięć, mniej kroków
• Procesy płyną naturalnie

3. Jesteś właścicielem

Płacisz raz, posiadasz na zawsze. Żadnych miesięcznych opłat. Żadnego uzależnienia od dostawcy.

Rezultat:

• Przewidywalne koszty
• Pełna kontrola nad danymi
• Pełna kontrola nad funkcjami

4. Rośnie z Tobą

Potrzebujesz nowej funkcji? Dodaj ją. Potrzebujesz nowej integracji? Zbuduj ją.

Rezultat:

• System ewoluuje z Twoją firmą
• Nie jesteś ograniczony tym, co oferuje dostawca

5. Specyficzne integracje

Integruj się z DOWOLNYM systemem — nawet niestandardowym lub starszym.

Rezultat:

• Wszystkie systemy pracują razem
• Żadnych ręcznych eksportów/importów
• Prawdziwa automatyzacja

Porównanie kosztów: Gotowy vs Niestandardowy

Scenariusz: Firma z 5 użytkownikami

Gotowy CRM (HubSpot Professional):

• Koszt: 400 PLN/użytkownik/miesiąc = 2,000 PLN/miesiąc
• Rok 1: 24,000 PLN
• Rok 2: 24,000 PLN
• Rok 3: 24,000 PLN
• Razem 3 lata: 72,000 PLN

Dodatki (często potrzebne):

• Integracje: 200-500 PLN/miesiąc
• Konsultant do konfiguracji: 5,000-15,000 PLN
• Szkolenie: 3,000-8,000 PLN
• Dodatkowe koszty: 15,000-30,000 PLN

Całkowity koszt 3 lata: 87,000-102,000 PLN

Niestandardowy CRM:

• Rozwój: 30,000-50,000 PLN (jednorazowo)
• Hosting: 200 PLN/miesiąc = 2,400 PLN/rok
• Utrzymanie: 500 PLN/miesiąc = 6,000 PLN/rok
• Rok 1: 38,400-58,400 PLN
• Rok 2: 8,400 PLN
• Rok 3: 8,400 PLN
• Razem 3 lata: 55,200-75,200 PLN

Oszczędności 3 lata: 11,800-46,800 PLN

I to z systemem, który idealnie pasuje do Twoich potrzeb!

Scenariusz: Firma z 15 użytkownikami

Gotowy CRM (Salesforce Professional):

• Koszt: 300 PLN/użytkownik/miesiąc = 4,500 PLN/miesiąc
• Razem 3 lata: 162,000 PLN
• Z dodatkami: 180,000-200,000 PLN

Niestandardowy CRM:

• Rozwój: 40,000-70,000 PLN
• Hosting + utrzymanie: 10,000 PLN/rok
• Razem 3 lata: 70,000-100,000 PLN

Oszczędności 3 lata: 80,000-130,000 PLN

Kiedy niestandardowy CRM ma sens

Idealny dla:

1. Firmy z unikalnym przepływem pracy

• Specyficzne procesy branżowe
• Niestandardowe etapy sprzedaży
• Szczególne wymagania dotyczące danych

2. Firmy potrzebujące specyficznych integracji

• Integracja ze starszymi systemami
• Integracja z niestandardowymi systemami
• Integracja z niszowymi platformami

3. Firmy zmęczone miesięcznymi opłatami

• Chcesz przewidywalnych kosztów
• Chcesz posiadać swoje oprogramowanie
• Planujesz długoterminowo (3+ lata)

4. Firmy potrzebujące pełnej kontroli

• Kontrola nad danymi
• Kontrola nad funkcjami
• Kontrola nad bezpieczeństwem

5. Firmy, które wypróbowały gotowe CRM i są sfrustrowane

• Za dużo funkcji lub za mało
• Nie pasuje do przepływu pracy
• Za drogie dla wartości, którą otrzymujesz

NIE idealny dla:

1. Bardzo małe firmy (1-2 osoby) Gotowe rozwiązania mogą być wystarczające i tańsze krótkoterminowo.

2. Firmy z bardzo standardowymi procesami Jeśli Twój proces sprzedaży jest bardzo standardowy, gotowy CRM może wystarczyć.

3. Firmy potrzebujące rozwiązania TERAZ Niestandardowy CRM wymaga 4-12 tygodni rozwoju. Gotowy CRM można uruchomić w dni.

4. Firmy bez budżetu na początkową inwestycję Niestandardowy CRM wymaga większej inwestycji z góry (choć oszczędza długoterminowo).

Prawdziwe przykłady

Przykład 1: Firma sprzątająca (5 użytkowników)

Potrzeby:

• Śledzić leady z 5 źródeł (strona, telefon, email, WhatsApp, polecenia)
• Przypisywać prace konkretnym sprzątaczom na podstawie lokalizacji
• Wysyłać automatyczne przypomnienia klientom i sprzątaczom
• Śledzić preferencje klientów (produkty, częstotliwość, specjalne instrukcje)
• Generować faktury automatycznie
• Integracja z WhatsApp dla komunikacji

Próbowali Pipedrive:

• Koszt: 1,500 PLN/miesiąc
• Problemy:
  • Nie mogli przypisywać prac na podstawie lokalizacji
  • Nie mogli śledzić preferencji sprzątania w sposób, jakiego potrzebowali
  • Integracja WhatsApp była droga (dodatkowe 500 PLN/miesiąc)
  • Generowanie faktur wymagało ręcznej pracy

Zbudowali niestandardowy CRM:

• Koszt rozwoju: 35,000 PLN
• Hosting + utrzymanie: 600 PLN/miesiąc

Funkcje:

• Automatyczne przypisywanie prac najbliższemu dostępnemu sprzątaczowi
• Śledzenie wszystkich preferencji klientów
• Integracja WhatsApp (bez dodatkowych opłat)
• Automatyczne generowanie faktur
• Automatyczne przypomnienia

ROI:

• Koszt Pipedrive 3 lata: 54,000 PLN (bez pełnej funkcjonalności)
• Koszt niestandardowego 3 lata: 56,600 PLN (z pełną funkcjonalnością)
• Oszczędności: Podobny koszt, ale 10x lepsza funkcjonalność
• Dodatkowa wartość: Oszczędność 10 godzin/tydzień na ręcznej pracy = 130,000 PLN/rok

Przykład 2: Agencja nieruchomości (8 użytkowników)

Potrzeby:

• Śledzić leady i ich preferencje (lokalizacja, budżet, typ nieruchomości)
• Zarządzać oględzinami (planowanie, historia, feedback)
• Łączyć wiele nieruchomości z jednym leadem
• Generować oferty w specyficznym formacie
• Śledzić negocjacje i oferty
• Integracja z portalami nieruchomości

Próbowali HubSpot:

• Koszt: 2,000 PLN/miesiąc
• Problemy (jak opisano wcześniej)
• Nadal używali arkuszy kalkulacyjnych

Zbudowali niestandardowy CRM:

• Koszt rozwoju: 45,000 PLN
• Hosting + utrzymanie: 800 PLN/miesiąc

Funkcje:

• Pełne zarządzanie oględzinami
• Łączenie wielu nieruchomości z leadami
• Automatyczne generowanie ofert
• Śledzenie negocjacji
• Integracja z portalami

ROI:

• Koszt HubSpot 3 lata: 72,000 PLN
• Koszt niestandardowego 3 lata: 73,800 PLN
• Oszczędności: Podobny koszt
• Dodatkowa wartość:
  • Eliminacja arkuszy kalkulacyjnych: 5 godzin/tydzień = 65,000 PLN/rok
  • Zwiększona konwersja leadów o 15%: 200,000 PLN/rok dodatkowej sprzedaży
  • Całkowita wartość: 265,000 PLN/rok

Przykład 3: Firma B2B SaaS (12 użytkowników)

Potrzeby:

• Śledzić złożony proces sprzedaży (demo → trial → negocjacje → umowa)
• Integracja z produktem (dane użytkowania)
• Automatyczne lead scoring na podstawie użytkowania
• Niestandardowe raporty dla inwestorów
• Integracja z Stripe dla płatności

Próbowali Salesforce:

• Koszt: 3,600 PLN/miesiąc (Professional)
• Problemy:
  • Integracja z produktem wymagała drogiego dodatku
  • Lead scoring nie działał tak, jak potrzebowali
  • Raporty dla inwestorów wymagały ręcznej pracy
  • Skomplikowany interfejs — zespół nie używał wielu funkcji

Zbudowali niestandardowy CRM:

• Koszt rozwoju: 60,000 PLN
• Hosting + utrzymanie: 1,000 PLN/miesiąc

Funkcje:

• Pełna integracja z produktem (dane użytkowania w czasie rzeczywistym)
• Inteligentny lead scoring na podstawie użytkowania
• Automatyczne raporty dla inwestorów
• Integracja Stripe
• Prosty interfejs — tylko to, czego potrzebują

ROI:

• Koszt Salesforce 3 lata: 129,600 PLN
• Koszt niestandardowego 3 lata: 96,000 PLN
• Oszczędności: 33,600 PLN
• Dodatkowa wartość:
  • Lepszy lead scoring → 20% wyższa konwersja → 500,000 PLN/rok dodatkowej sprzedaży
  • Automatyczne raporty → 10 godzin/miesiąc oszczędności → 30,000 PLN/rok

Proces budowy niestandardowego CRM

Krok 1: Odkrycie i wymagania (1-2 tygodnie)

Co robimy:

• Rozumiemy Twój proces sprzedaży
• Identyfikujemy bolączki z obecnym systemem
• Definiujemy wymagane funkcje
• Planujemy integracje
• Tworzymy specyfikację

Rezultat:

• Dokładny plan tego, co zostanie zbudowane
• Wycena i harmonogram
• Makiety interfejsu

Krok 2: Projektowanie (1 tydzień)

Co robimy:

• Projektujemy interfejs użytkownika
• Projektujemy strukturę bazy danych
• Projektujemy przepływy pracy
• Projektujemy integracje

Rezultat:

• Szczegółowe projekty do zatwierdzenia

Krok 3: Rozwój (4-8 tygodni)

Co robimy:

• Budujemy CRM zgodnie ze specyfikacją
• Regularne aktualizacje postępu
• Możliwość testowania w trakcie rozwoju

Rezultat:

• Działający CRM gotowy do testowania

Krok 4: Testowanie (1-2 tygodnie)

Co robimy:

• Testujemy wszystkie funkcje
• Importujemy Twoje dane
• Szkolimy Twój zespół
• Zbieramy feedback i wprowadzamy poprawki

Rezultat:

• CRM gotowy do uruchomienia

Krok 5: Uruchomienie (1 tydzień)

Co robimy:

• Uruchamiamy CRM na żywo
• Monitorujemy przez pierwszy tydzień
• Wsparcie dla zespołu
• Szybkie poprawki jeśli potrzebne

Rezultat:

• Zespół używa nowego CRM

Krok 6: Wsparcie i rozwój (ciągłe)

Co robimy:

• Miesięczne utrzymanie i wsparcie
• Dodawanie nowych funkcji w miarę potrzeb
• Optymalizacja na podstawie użytkowania

Rezultat:

• CRM ewoluuje z Twoją firmą

Często zadawane pytania

P: Czy niestandardowy CRM jest droższy niż gotowy? O: Krótkoterminowo — tak (wyższa początkowa inwestycja). Długoterminowo (3+ lata) — często tańszy, i daje znacznie więcej wartości.

P: Ile czasu zajmuje zbudowanie niestandardowego CRM? O: 6-12 tygodni w zależności od złożoności. Prosty CRM: 6-8 tygodni. Zaawansowany: 10-12 tygodni.

P: Co jeśli moje potrzeby się zmienią? O: To zaleta niestandardowego CRM — możesz dodawać funkcje w miarę potrzeb. Z gotowym CRM jesteś ograniczony tym, co oferują.

P: Czy mogę zintegrować niestandardowy CRM z innymi narzędziami? O: Tak! Możesz zintegrować z DOWOLNYM narzędziem, które ma API — email, płatności, marketing, analytics, itp.

P: Co z utrzymaniem i wsparciem? O: Oferujemy miesięczne pakiety utrzymania (500-1,500 PLN/miesiąc) obejmujące hosting, wsparcie, poprawki błędów i małe ulepszenia.

P: Co jeśli mój zespół rośnie? O: Żadnych dodatkowych opłat za użytkownika! Dodaj ilu chcesz użytkowników bez zwiększania kosztów.

P: Czy mogę wypróbować przed pełnym wdrożeniem? O: Tak. Możemy zbudować MVP (Minimum Viable Product) z podstawowymi funkcjami, przetestować z małą częścią zespołu, a potem rozszerzyć.

P: Co z bezpieczeństwem danych? O: Pełna kontrola. Możesz hostować na własnych serwerach lub wybrać bezpieczny hosting w chmurze. Implementujemy najlepsze praktyki bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Gotowe CRM są dobre dla firm ze standardowymi procesami i potrzebami. Ale jeśli Twoja firma ma unikalne wymagania, niestandardowy CRM często jest lepszym wyborem.

Kluczowe wnioski:

1. Gotowe CRM są drogie długoterminowo: 70,000-200,000 PLN za 3 lata dla małego zespołu

2. Niestandardowy CRM może być tańszy: 55,000-100,000 PLN za 3 lata, z pełną kontrolą

3. Prawdziwa wartość to dopasowanie: System, który idealnie pasuje do Twojego przepływu pracy, jest wart znacznie więcej

4. ROI wykracza poza oszczędności: Zwiększona produktywność, lepsza konwersja, eliminacja ręcznej pracy

5. Jesteś właścicielem: Żadnego uzależnienia od dostawcy, pełna kontrola, przewidywalne koszty

Kiedy wybrać niestandardowy CRM:

• Masz unikalne procesy biznesowe
• Potrzebujesz specyficznych integracji
• Planujesz długoterminowo (3+ lata)
• Chcesz pełnej kontroli
• Jesteś sfrustrowany gotowymi rozwiązaniami

Kiedy wybrać gotowy CRM:

• Potrzebujesz rozwiązania TERAZ
• Masz bardzo standardowe procesy
• Jesteś bardzo małą firmą (1-2 osoby)
• Nie masz budżetu na początkową inwestycję

Zbudowaliśmy niestandardowe CRM dla dziesiątek firm. Średnia oszczędność: 30,000-100,000 PLN za 3 lata. Średni wzrost produktywności: 20-40%.

Gotowy, aby przestać płacić za oprogramowanie, które nie pasuje? Porozmawiajmy o Twoim niestandardowym CRM.